Wenn du deine Veranstaltung auf ein neues Level bringen möchtest und es für die Teilnehmenden visuell dokumentieren möchtest, dann buchst du ein Graphic Recording dazu.
Die Vorteile für ein Graphic Recording sind unschlagbar: Kreative Stimmung liegt in der Luft, Ergebnisse aus Diskussionen und Zusammenkünften werden sofort sichtbar. Schließlich kommen alle so jung nicht mehr zusammen und das soll auch gewürdigt werden!
Zusammenhänge, über die gesprochen werden, werden klarer und Menschen haben immer einen Gesprächsanlass vor dem großen Plakat. Aber um ein tolles Ergebnis zu bekommen, braucht es ein professionelles Briefing. Und hier kommen die wichtigsten Infos dazu!
Titel, Thesen und Agenda-Punkte
Überlege dir das Ziel der Veranstaltung - was ist das Überthema? Gibt es einen Titel zur Veranstaltung, den du oder dein Team bereits vergeben könnt? Dann immer her damit! Auch gerne den Ablauf von der Veranstaltung hätte ich gern zu Beginn meiner Planung zum Graphic Recording. Gibt es im Ablauf Situationen wie Gruppenarbeiten? Das bedeutet, ich kann nicht alle Inhalte gleichzeitig erfassen und wir sollten dafür eine Lösung entwickeln.
Wenn die Inhalte der einzelnen Beiträge deines Events schon bekannt sind, dann freue ich mich über Präsentationen, Zusammenfassungen etc. Dann kann ich bereits individuelle Bildwelten entwickeln oder ein grobes Konzept für das Layout entwickeln. Am liebsten entwickele ich auch ein Keyvisual für dich und deine Veranstaltung, das das Thema visuell auf dem Graphic Recording präsentiert oder zusammenfasst.
Zweck eines Graphic Recordings für dein Event
Wofür soll das Graphic Recording dienen? Soll es unterhaltend sein und die Menschen vor dem Plakat zusammen bringen?
Dann ist ein analoges Recording von Vorteil, welches mit Stift auf Papier gezeichnet wird. Aber überlege kurz, ob die Gegebenheiten vor Ort dafür passend sind? Gibt es einen Ort im Raum, wo das Recording erstellt und anschließend präsentiert werden kann? Ich frage, weil nun interessant ist, ob es im Format eine Graphic Wall braucht, die knapp 3 Meter Breite misst oder ob eine Pinnwand von ca. 1,20 m als Fläche für die Inhalte reicht? Es gibt auch Hartschaumplatten, die dank eines weißen Träger-Papiers mit einer Fläche von zB. 70 x 100 cm (aber auch größer) für ein Graphic Recording dienlich sind und Kapa-Platten heißen.
Und möchtest du es weiter verarbeiten, zB. einen Druck davon erstellen und an alle Teilnehmenden senden? Ein lieb gemeinter Rat: Ausdrucke funktionieren auf dem Postweg etc. super mit DIN-Normen. Oder möchtest du es digital verbreiten in Newsletter, Socialmedia etc? Dann sind Formate angebracht, die webtauglich für Insta und Co sind und es bietet sich ein digitales Graphic Recording sehr gut an, weil man dann zusätzlich einzelne Bilder ausspeichern kann.
Corporate Identity oder künstlerische Freiheit?
Nachdem wir also das grobe Format (digital, analog, auf Papier, Graphic Wall, Kapa-Platte etc) festgelegt haben, nun zum Aussehen…
Willst du die Farben des Unternehmens auf dem Ergebnis sehen, oder gibt es Kooperationspartner mit eigener Farbwelt zum Event, die beachtet werden müssen? Dann gib mir gerne die Styling-Guides mit den Farb-Codes (Hexidezimal-Code, CMYK, RGB - je nach Format des Graphic Recordings) durch, damit ich die Farben entsprechen anlegen bzw. anmischen kann. Das sollte also so früh wie möglich klar kommuniziert sein, denn spezielle Farben müssen manchmal von externen Dienstleistern bestellt werden.
Nice to have während des Events
Nun kommen wir zum Höflichkeitsteil eines Auftraggebers:
Es ist schön, wenn ich vor Ort eine/n klar benannten Ansprechpartner*in bekomme, mit der ich meinen Arbeitsplatz für diesen Tag zusammen aufbauen kann und an die/den ich mich während der Veranstaltung wenden kann. Auch die Möglichkeit zur Pausennutzung sollten wir für den Ablauf klären und es ist total nett, wenn ich ein Getränk wie Kaffe oder Wasser angeboten bekomme. Wenn eine Veranstaltung für einen ganzen Tag geplant ist, ist es auch wunderbar, wenn ich die Möglichkeit zum snacken bekomme. Ich nehme mir in der Regel selbst etwas mit, aber kläre doch vorher mit mir ab, ob es in Ordnung ist, ob ich mir einen Keks von Kaffee-Büffet nehmen darf. Wenn alle Mitarbeitenden und Teilnehmenden ein Namensschild erhalten, hätte ich auch gerne eines. Es ist für mich ein Beweis dafür, dass ich bei der Veranstaltung auch eine kleine, aber feine Rolle spiele.
Ich habe fertig. Und wir freuen uns gemeinsam.
Juchhu, wir haben es geschafft. Das Recording ist erstellt und kann als analoges Riesenbild bei dir bleiben. Wenn du es noch transportieren möchtest, kann ich dir eine entsprechende Rolle zum Transport im Vorfeld besorgen und mitbringen. Aber meistens reicht es vorsichtig aufzurollen. Bei Foamboard-Platten muss man nur für einen Regenschutz sorgen.
Ein digitales Graphic Recording kann ich direkt bei entsprechender WLAN-Verbindung zur Verfügung stellen. Es hat sich allerdings auch bewährt über einen Dienstleister digital zu übertragen. Das können wir vorher absprechen, denn manche Server sind aufgrund der Unternehmensinternen Compliance nicht erwünscht. Wenn du im Nachgang noch Änderungswünsche am Graphic Recording hast, obwohl es bereits abgenommen wurde, dann habe bitte Verständnis dafür, dass ich diesen Aufwand in Rechnung stelle. Aber je besser das Briefing vorbereitet ist und konkreter, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das passiert.
In jedem Fall freue ich mich, wenn wir uns gegenseitig weiterempfehlen und es auch sichtbar machen, was für eine schönes Zeit wir zusammen hatten. Zum Beispiel können wir beide das fertige Bild ggf. im SocialMedia etc. teilen oder darüber berichten und uns gegenseitig liken. Das kannst du ja in jedem Fall selbst bestimmen, denn ich weiß, es gibt manchmal Inhalte, die nur für den Teilnehmendenkreis bestimmt sind.
In jedem Fall sorgt ein gemeinsame Berichterstattung für mehr Sichtbarkeit und die können wir alle immer gut gebrauchen!
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